Dokumendihaldus

Allikas: RISO Wiki
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

RISOriba.png

Riigi IT koosvõime raamistik


Dokumendihalduse koosvõime raamistik


Tööversioon 1.0
19.10.2009


Käesolev dokument on osa Riigi IT koosvõime raamistikust. Dokument on avatud ettepanekuteks avaliku, era ja kolmanda sektori asutustele ning kõigile asjasthuvitatud isikutele. Ettepanekud palume saata e-kirjana aadressile koosvoime@riso.ee või vastavas foorumis aadressil http://www.riso.ee/et/forum/DhKv.

Riigi IT koosvõime raamistik ja sellest lähtuvad dokumendid on kohustuslikud riigi ja kohaliku omavalitsuste asutuste infosüsteemide omavahelisel suhtlemisel. Raamistiku dokumente ei saa siiski vaadelda õigusaktidena. Nende kohustuslikkus väljendub järgnevates asjaoludes:

  • Raamistik ja temast lähtuvad dokumendid läbivad konsultatsiooniperioodi, mille vältel riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, erasektor, kolmanda sektori asutused ja eraisikud saavad esitada omi ettepanekuid. Seega on raamistiku dokumendid kohustuslikud kui eri osapoolte vaheline kokkulepe.
  • Vastavalt „Vabariigi Valitsuse seadusele“ ja „Infopoliitika põhialustele“ koordineerib Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium riigi infosüsteemi arendamist. Raamistik ja temast tulenevad dokumendid on riigi infosüsteemi põhidokumendid.

„Riigi IT koosvõime raamistik“ ja temast tulenevad dokumendid on allalaaditavad veebiaadressilt http://www.riso.ee/et/koosvoime/.

Sissejuhatus

Käesolevas raamistikus kirjeldatakse olulisemaid dokumendihalduse aspekte, mida tuleb arvestada koosvõimelise dokumendihaldussüsteemi loomisel nii kogu riigi kui ka asutuse tasandil. Dokumendi esimesed jaotised käsitlevad eelkõige üldisi põhimõtteid ning järgnevad organisatsioonilise, semantilise ja tehnilise koosvõime käsitlused.

DOKUMENDIHALDUSE RAAMISTIKU ALUSPÕHIMÕTTED

Eesmärgid, sihtgrupid ja oodatavad tulemused

Koosvõime on infosüsteemide ja selle poolt toetavate tegevusprotsesside võime vahetada andmeid ja ühiselt kasutada informatsiooni ja teadmisi. Koosvõime dokumendihalduses on nii infosüsteemide kui organisatsioonide võime luua, kasutada ja vahetada informatsiooni (dokumente), mis on kõigi jaoks ühetähenduslikud ning võimalikult suurel määral masinloetavad.

Riigi IT koosvõime raamistik<ref name="ftn1">http://www.riso.ee/et/koosvoime/raamistik </sup></ref> on e-riigi raames kehtestatud standardite ja juhendite kogum, mis tagab avaliku halduse asutuste, eraettevõtete ja kodanike teenindamise nii riigi kui ka üleeuroopalises kontekstis. Raamistik ja sellest lähtuvad dokumendid katavad riigi IT koosvõime kõige üldisemaid põhimõtteid ning on kohustuslikud riigi ja kohaliku omavalitsuste asutuste infosüsteemide arendamisel, haldamisel ja nende omavahelisel suhtlemisel.

Dokumendihalduse raamistiku üldiseks eesmärgiks on avaliku halduse tegevuste ja nende dokumenteerimise efektiivsus. Dokumentide loomise, vahetamise ja kasutamise puhul on eesmärgiks tagada läbipaistvus/avalikustamine, kuid teisalt ka andmete turvalisus ja muutmatuna püsimine. Dokumentatsioon on tegevuste ja otsuste teabe- ja tõestusväärtuse kandja ning seega üks väga oluline osa infoühiskonnast.

Dokumendihalduse koosvõime raamistiku eesmärgiks on:

  • esitada ülevaade elektroonilise dokumendihalduse tehnoloogilise, organisatsioonilise ja semantilise koosvõime erinevatest aspektidest;
  • tagada dokumendihalduse alase avaliku ning erasektori koostöö ühtlustatus ja tõhusus dokumendihalduse tarkvarade arendamisel;
  • aidata kaasa riskide maandamisele elektrooniliste dokumendihalduse süsteemide (EDHS) juurutamisel ja kasutamisel;
  • kaasa aidata EDHS-ide liidestamisele asutuse teiste infosüsteemidega.

Käesoleval dokumendil on kolm põhilist sihtgruppi:

  • valdkonna (näiteks ministeeriumi vms asutuse) dokumendihalduse eest vastutaja;
  • asutuse IT juht;
  • EDHS-ide tarnijad ja arendajad.

Dokumendihalduse raamistiku rakendusala

Lähtudes püstitatud eesmärkidest loob käesolev elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme käsitlev Riigi IT koosvõime raamistik eeldused avaliku halduse elektroonilise dokumentatsiooni ning seotud infosüsteemide koosvõimelisuse tagamiseks ja arendamiseks.

Raamistik katab põhilised dokumendihaldusega seotud valdkonnad Eestis, sealhulgas nii avalikus kui ka erasektoris.

Käesolev dokument ei käsitle salastatud välisteavet, riigisaladust sisaldavaid või sõjaliseks otstarbeks mõeldud andmeid ja süsteeme.

Dokumendihalduse raamistiku staatus ja läbivaatused

Kuna info- ja kommunikatsioonitehnoloogia arengus toimuvad kiired muutused, tuleb käesolevat raamistikku käsitleda kui dokumendihaldust terviklikuna hõlmavat baasdokumenti, mille olulisi aspekte on vaja üle vaadata ning täpsustada vastavalt toimuvatele arengutele. Raamistik ei loo uut eraldiseisvat tegevusvaldkonda, vaid on suunatud dokumendihalduse eesmärkide paremale saavutamisele läbi tervikliku ja paljusid osapooli hõlmava käsitluse ning läbi tõhusama koostöö seotud poolte vahel.

Peale vastuvõtmist on käesoleva dokumendi staatus sama nagu Riigi IT koosvõime raamistikul. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide koosvõime raamistik on kohustuslik riigi ja kohalike omavalitsuste asutuste dokumendihaldussüsteemide arendamisel ning haldamisel. Raamistiku dokumente ei saa siiski vaadelda õigusaktidena. Nende kohustuslikkus väljendub järgnevates asjaoludes:

  • Raamistik ja sellest lähtuvad dokumendid läbivad konsultatsiooniperioodi, mille vältel riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, erasektor, kolmanda sektori asutused ja eraisikud saavad esitada omi ettepanekuid. Seega on raamistiku dokumendid kohustuslikud kui eri osapoolte vaheline kokkulepe.
  • Vastavalt „Vabariigi Valitsuse seadusele“, ja „Eesti infoühiskonna arengukava 2013“ dokumendile koordineerib Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium riigi infosüsteemi arendamist. Raamistik ja temast tulenevad dokumendid on riigi infosüsteemi põhidokumendid.

Raamistik vaadatakse läbi kord aastas või oluliste rahvusvahelise keskkonna, tegutsemise asjaolude, õiguslike tingimuste või tehnilise keskkonna muutuste puhul. Sellega tagatakse raamistiku pidev sobivus, asjakohasus ja toimivus. Dokumendihalduse raamistiku arendamise, läbivaatuse ja hindamise eest vastutab Majandus- ja Kommunikatsiooni-ministeerium. Läbivaatuse käigus hinnatakse raamistiku täiustamise võimalusi.

Läbivaatuse lähteandmed sisaldavad järgmist teavet:

  • tagasiside huvipooltelt;
  • sõltumatute läbivaatuste tulemid;
  • eelmiste raamistiku läbivaatuste tulemused;
  • protsesside sooritus ja vastavus eesmärkidele;
  • asjakohaste ametiasutuste soovitused.

DOKUMENDI- JA ARHIIVIHALDUSE VALDKOND

Asjaajamine ja dokumendihaldus

Normatiivne keskkond ja ühiskonna üldine areng seavad asutuste tegevusele kõrged ootused – olla edukas, töötada ressursse säästvalt, kuid pakkuda ühiskonna liikmetele kvaliteetset ja kiiret avalikku teenust. Asutus on nii edukas, kui hästi ta haldab tema valduses olevat teavet.


Tegevuse dokumenteerimise nõue tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada oma tööd, kaitsta enda ja oma koostööpartnerite ja kodanike õigusi, fikseerida kohustusi, järgida õigusakte, olla kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö usaldusväärseks ja läbipaistvaks.


Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alahoidmise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõendusmaterjali dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega.<ref name="ftn2">EVS-ISO 15489 –1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon, Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded, lk 4</ref> Dokumendihalduse ülesandeks on dokumentidele võimalikult kiire juurdepääsu võimaldamine ning dokumentide kaitse muutmise, varguse, kahjustuste jms eest.


Selleks, et asutuses oleks vajalikul määral tagatud ülesannete ja dokumendihalduse protsesside piisav dokumenteerimine, peab asutusel olema paika pandud asjaajamise korraldus ning kehtestatud asjaajamiskord. Asjaajamiskorras määratakse dokumendi elukäigu iga etapi kohta reeglid, vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt dokumentide loomine, hõlmamine ja registreerimine, hoid, kasutamine, eraldamine jms).


Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse funktsioonide liigitamisel põhinev dokumentide loetelu. Dokumentide loetelus näidatakse ära dokumendisarjadele kehtestatud säilitustähtajad ning muud olulised andmed (juurdepääsupiirangud, haldamise eest vastutaja, kas sari moodustub digitaalsetest või paberdokumentidest, arhiiviväärtuse olemasolu vms).


EVS-ISO 15498 mõttes peab asutus sisse seadma ja juurutama ulatusliku dokumendihaldusprogrammi, mis lisaks asjaajamiskorrale ja dokumentide loetelule hõlmab veel muid tegevusi:

  • määratleda, milliseid dokumente tuleb asutusel luua, millist informatsiooni nad peavad sisaldama ja milline on nõutav täpsus
  • otsustada, milline on iga loodava dokumendi vorm ja struktuur
  • teha kindlaks, millised on dokumentide kättesaamise ja kasutamise nõuded ning millise aja jooksul peab dokumente alles hoidma
  • otsustada, kuidas korraldada dokumente nõnda, et see vastaks kasutamise nõuetele
  • tagada, et dokumente korraldatakse just nendele nõuetele vastavalt
  • määrata nõuded dokumentide säilitamisele, mis vastavad asutuse tegevuse ja ühiskonna vajadustele ning muudavad dokumendid juurdepääsetavaks pikema aja jooksul;
  • õigusaktidest tulenevad nõuded, rakendatavad standardid ja poliitikad
  • dokumentide säilitamine nõutud aja jooksul.

Asutus dokumenteerib oma tegevust mitmel viisil – andmekogudes, veebipublikatsioonides jne. Üks osa asutuse tegevuses loodud ja saadud teabest on asjaajamises dokumentidena. Dokumendid fikseerivad langetatud otsuseid ja aitavad kujundada seisukohti ning algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse oluline inforessurss.


Traditsiooniliselt loetakse dokumendiks sellist jäädvustatud informatsiooni, mis on eesmärgipäraselt loodud, lõplik, käegakatsutav paberdokument. Digitaalne dokument seevastu on oma olemusest tulenevalt dünaamiline, lihtsalt loodav ja muudetav ning tehniliste vahendite abil adressaadile kiiresti edastatav.


Dokumendihalduse mõttes jäävad digitaalsete dokumentide ja paberdokumentide haldamise põhimõtted samaks. Digitaalne dokumendihaldus tähendab enamasti töökorralduse mõningast muutmist. Muutuste eesmärk on kujundada olemasolev süsteem efektiivsemaks ning paremini korrastatuks: efektiivseks asutustevaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks peavad reeglid, protseduurid ja andmed olema kooskõlastatud.

Digitaalarhiivindus

Dokumentide haldamise ja arhiivi haldamise vaheline piir on tänapäeva digitaalse teabe keskkonnas üha hägustunud. Klassikalised dokumendi- ja arhiivihalduse protsessid on omavahel tihti põimunud ning toimuvad samaaegselt. Arhiivikirjeldused saadakse otse dokumendihaldussüsteemidest, dokumentide säilitustähtajad on määratud ja arhiiviväärtus välja selgitatud juba enne dokumentide tekkimist jne. Asutuse dokumendihaldussüsteem tegeleb seega üpris suures osas ka arhiivihaldusega.


Üldiselt arvatakse, et arhiivihaldus peab ühelt poolt tegelema väärtusetuks muutunud (säilitustähtaja ületanud) teabe tõhusa hävitamisega, teiselt poolt aga väärtusliku inforessursi hoiu, säilitamise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse tagamisega. Kuigi digitaalarhiivindust on praktiseeritud ja selle üle teoretiseeritud üle maailma juba aastakümneid, pole tõestust leidnud asjaolu, et see oleks odavam kui nn traditsiooniline e. paberarhiivindus. Seetõttu on asutuste dokumendisüsteemi loomisel ning dokumendihaldussüsteemide arendamisel oluline arvestada, et ressurssi kulutataks vaid niipalju kui minimaalselt vajalik – väärtuslikule teabele kõige rohkem ning vähem väärtuslikule kõige vähem.


Digitaalse teabe puhul, mille säilitustähtaeg on alla 10 aasta, ei ole alati vajalik rakendada digitaalarhiivinduslikke meetodeid (s.h teabe eraldamine koos nõutud metaandmete ja arhiivikirjeldustega ning kandmine näiteks asutuse arhiivi). Sellise teabe hoidmist on võimalik ja otstarbekas korraldada asutuse dokumendihaldussüsteemi võimalusi kasutades. Ka digitaalse säilitamise suurimad ohud, eelkõige riist- ja tarkvara vananemine, s.h failivormingute kasutuselt kadumine ja IT-süsteemide (ka dokumendihaldussüsteemide) väljavahetamine leiavad aset keskmiselt kord kümne aasta jooksul. Valdav enamus (ca 75%) avalikus sektoris tekkivast teabest ongi lühiajalise säilitusväärtusega (alla 10 aastase säilitustähtajaga).


Rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga, kuid arhiiviväärtuseta teabe säilitamisel tuleks kasutada kombineeritud lähenemist. Asutuste eripärad mängivad siin suuremat rolli. Suurtel ja tugeva IKT-kompetentsiga asutustel (mitmed teadusasutused, meditsiiniasutused) on põhjendatud vajaduse korral ratsionaalne pikaajalisi digitaaldokumente ise säilitada – see aga tähendab digitaalarhiivinduslike meetodite kohustuslikku kasutuselevõttu ehk digitaalarhiivi väljaehitamist. Enamikel juhtudel ei ole asutustel siiski mõttekas digitaalarhiivi funktsiooni välja arendada, vaid kasutada näiteks arhiiviteenuse pakkujaid. (hetkel takistuseks Arhiiviseaduse §34 lg 1, kuid ollakse veendunud selle sätte aegumises).


Arhiiviväärtusliku digitaalse teabe korral on otstarbekas see 3-10 aasta möödudes peale tekkimist avalikku arhiivi üle anda. Selline tähtaeg (olenevalt teabe spetsiifikast) kindlustab kõige paremini rahvusliku kultuuripärandi säilimise ning võimaldab asutustel toimida ka ilma digitaalarhiivi omamata. Arhiiviväärtusliku digitaalse teabe üleandmiseks on soovitatav kasutusele võtta automatiseerimist võimaldavad tarkvaralised vahendid. Üheks selliseks on Rahvusarhiivi tellimusel arendatud Universaalne Arhiveerimismoodul (UAM). UAM võimaldab võtta vastu dokumente ja nende kirjeldusi kõikidest Eestis levinud dokumendihaldussüsteemidest ning viia need vastavusse arhiivinduses kokkulepitud nõuetele.


Asutuse digitaalarhiivinduslikuks väljakutseks saab ilmselt keskendumine digiteabe eraldamisele. Enamustel juhtudel tähendab see nõuetekohast, täielikku (koos kõigi metaandmetega) ning dokumenteeritud hävitamist. Vähematel juhtudel aga suhtlemist tarkvaraliste vahenditega, mis toetavad teabe ja metaandmete eraldamist üleandmiseks (kas teenusepakkuja, avaliku arhiivi või ka asutuse enda loodud digitaalarhiivi). Viimasel puhul on eelduseks, et teave on varustatud nõutavate metaandmete „paketiga“ – arhiivikirjeldustega ning oleks arhiivipüsivas vormingus.

REGULATSIOONID JA MATERJALID

Käesolev peatükk käsitleb dokumendihaldust ja selle koosvõime raamistikku mõjutavaid regulatsioone, standardeid ja juhiseid.

Iga organisatsiooni tegevust mõjutavad nõuded, mis tulenevad paljudest õigus- ja muudest normatiivaktidest. Dokumendihaldus korraldatakse selliselt, et see toetaks seatud nõuete täitmist. Asutuse dokumendihalduse personali ülesanne on kujundada dokumendisüsteem vastavuses õigusaktide, standardite ja nn hea tava dokumentidega nii, et selle nõuetekohast toimimist oleks võimalik igal hetkel tõendada. Normatiivaktide seas leidub ka niisuguseid, mis dokumendihaldust otseselt reguleerivad. Neid arvestatakse asutuse dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisel.

Dokumendihalduse normatiivse keskkonna moodustavad:

  • seadused;
  • Vabariigi Valitsuse määrused;
  • ministri määrused ja käskkirjad;
  • kohaliku omavalitsuse määrused;
  • eesti ja rahvusvahelised standardid;
  • juhised, eeskirjad, näidised, nn hea tava ja parem praktika jms.

Seadused

Dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust Eestis hetkel ei ole. Seetõttu on vajalik jälgida mitmeid seaduseid, mis reguleerivad dokumendihalduse erinevaid tahke. Eeskätt avaliku sektori asutused peavad dokumendihalduse korraldamisel kindlasti arvestama järgmiste seadustega:

  • Avaliku teabe seadus, mis sätestab avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid (sh dokumendiregistrite pidamise korra) ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused; piiratud juurdepääsuga avaliku teabe ja sellele juurdepääsu võimaldamise korra teiste seadustega reguleerimata osas; andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise üle; teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra.
  • Isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve korra ning vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest.
  • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, mis sätestab isiku pöördumisele vastamise korra.
  • Arhiiviseadus, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused.
  • Digitaalallkirja seadus, mis sätestab digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutamise üle järelevalve teostamise korra.
  • Haldusmenetluse seadus, mis on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldusmenetluse korra loomise teel.
  • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus, mis sätestab riigisaladuseks oleva teabe, riigisaladuse ja salastatud välisteabe salastatuse kustumise ning salastamisaluse ja -tähtaja muutmise, samuti riigisaladuse, salastatud välisteabe ja salastatud teabekandjate kaitse korra alused ning vastutuse käesoleva seaduse rikkumise eest.
  • muud seadused selles osas, mis seavad eritingimusi konkreetse asutuse dokumentide (personali-, raamatupidamis- jm dokumendid) loomisele, säilitamisele või kasutamisele (NÄITEKS Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seadus, mis reguleerib toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumentide säilitamist).

Vabariigi Valitsuse määrused

Asutuse dokumendisüsteemi sisseseadmisel on eriti tähtsad kaks Vabariigi Valitsuse määrusega kinnitatud eeskirja:

  • „Asjaajamiskorra ühtsed alused“, milles reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid; dokumentide vormistamise nõudeid; dokumentide registreerimise korraldamist; asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; asjaajamise üleandmist ametniku või töötaja teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral. Samuti sätestatakse valitsusasutustele XML-põhise elektroonilise dokumendivahetuse kohustus ja reguleeritakse digitaaldokumentide XML andmekirjelduste ühtlustamist, korduvkasutamist, digitaalse allkirjastamise korraldamist jms.
  • „Arhiivieeskiri“, milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivipüsivate vormingute loetelu, mida tuleb arvestada pikaajalise, sh arhiiviväärtusega digitaaldokumentide loomisel ja haldamisel.

Ministri määrused ja käskkirjad

Ministri määrus või käskkiri võib reguleerida:

  • teatud valitsemisala asutuste dokumentide haldamist (NÄITEKS justiitsministri 25.01.2002. a määrus nr 5 Notariaadimäärustik);
  • valitsemisala kõigi asutuste dokumentide haldamist (NÄITEKS siseministri 17.01.2007.a käskkiri nr 7 „Siseministeeriumi valitsemisala dokumentide näidisloetelu“, sotsiaalministri 18.09.2008 a määrus nr 56 „Tervishoiuteenuste osutamise dokumenteerimise ning nende dokumentide säilitamise tingimused ja kord“).

Standardid

Õigusaktide poolt dokumendihaldusest tervikliku pildi saamiseks puudu jääva osa saab korvata standardite abil. Standarditest lähtumise otsustab iga asutus vastavalt oma eesmärkidele ja vajadustele (nt rakendatavad kvaliteedijuhtimisepõhimõtted). Dokumendihalduse standardite kasutamine annab kindlustunde, kuna neisse on kätketud nii rahvusvaheline kui kodumaine dokumendihalduse kogemus ja parim praktika. Standardite hulka kuuluvad nii rahvusvahelised kui Eesti standardid, sealhulgas:

  • EVS 8:2008 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas;
  • EVS-ISO 15489:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus 1. ja 2. osa;
  • EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik;
  • EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus-protsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;
  • EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vormi-nõuded. Osa 1: Kiri;
  • ja muud asjakohased standardid<ref name="ftn3">Eesti Vabariigis tegeleb standardite avaldamise ja levitamisega Eesti Standardikeskus. Info- ja dokumendihalduse Eesti standardeid koostab peamiselt standardimise tehniline komitee EVS/TK 22 „Informatsioon ja dokumentatsioon“. Värskeim info dokumendihalduse Eesti standarditest on leitav Rahvusraamatukogu veebilehelt www.nlib.ee.</ref>.

Juhised, hea tava ja parem praktika

Dokumendisüsteemi väljatöötamisel ja arendamisel on eriti suureks abiks mitmesuguste tegevusalade standardid, koodeksid ja juhised. Kuigi neil pole õigusakti jõudu, esitavad just need süstemaatiliselt dokumendihalduse, arhiivitöö või muu tegevusala head tava. Nende hulka kuuluvad:

  • Eetikakoodeksid
  • Rahvusvahelise Arhiivinõukogu poolt heaks kiidetud standardid ja soovitused (NÄITEKS General International Standard Archival Description (ISAD(G))<ref name="ftn4">vt http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G).pdf.</ref>, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments<ref name="ftn5">Leitav Rahvusvahelise Arhiivinõukogu veebilehelt www.ica.org.</ref> jms;
  • Euroopa Komisjoni poolt heaks kiidetud Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq2)<ref name="ftn6">www.dlm-network.org/moreq2 või http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy </ref>;
  • Riigikantselei juhised, sh dokumendihalduse metaandmete loend;<ref name="ftn7">Leitav Riigikantselei veebilehelt www.riigikantselei.ee/?id=6701.</ref>
  • Rahvusarhiivi soovituslikud juhised<ref name="ftn8">Rahvusarhiivi soovituslikud juhised on leitavad veebilehelt www.ra.ee.</ref>;
  • Andmekaitse Inspektsiooni soovituslikud juhised „Juhendmaterjal teabevaldajatele dokumendiregistri pidamiseks ja dokumentidele juurdepääsu võimaldamiseks“ ja „Lisa juhendmaterjalile dokumendiregistri pidamiseks ja dokumentidele juurdepääsu võimaldamiseks”<ref name="ftn9">http://www.aki.ee/est/?part=html&id=125 </sup></ref>.

Dokumendihalduse alusdokumendid peavad peegeldama organisatsiooni dokumendihalduse ja asjaajamise vastavust kehtivaile õigusaktidele ning kooskõla standardite, hea tava ja parema praktikaga. Selleks varustatakse avaliku sektori asutuse sisemised õigusaktid ja korrad, millega reguleeritakse dokumendihaldust, viitega normatiivaktile.

MoReq2

2008.a. valmis Euroopa Komisjoni tellimisel elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide näidisnõuete ajakohastatud ja laiendatud versioon (Model Requirements for the Management of Electronic Records, MoReq2). Selles on võetud arvesse eelmise versiooni (MoReq, 2001) rakendamise kogemusi ning vahepeal asetleidnud muutusi infotehnoloogias.

MoReq2-s on sisse toodud uus mehhanism – nn nullpeatükk – andmaks Euroopa Liidu liikmesriikidele võimalus lisada MoReq2-le ainuomaseid siseriiklikke nõudeid, mis võtavad arvesse erinevate riikide rahvuskeeli, õigusakte, regulatiivdokumente ja dokumendihaldustraditsioone. Kuni Eesti nõudeid käsitleva nullpeatüki valmimiseni tuleb EDHSide juurutamisel Eestis võtta MoReq2 nõuete rakendamisel arvesse Eestis kehtivate õigusaktide, siseriiklike standardite ja muude regulatiivdokumentide nõudeid, ametlikke metaandmemudeleid ja XML skeeme ning riigi infosüsteemi põhimõtteid.

MoReq2-st on lubatud avaldada üksnes ametlikud tõlked erinevatesse rahvuskeeltesse. Ametlikud tõlked kinnitatakse enne avaldamist DLM foorumi MoReq2 juhtkomitee (MGB) poolt. MoReq2 mistahes tõlke avaldamine ilma Euroopa Komisjoni loata on keelatud. Ametlikuks MoReq2 tõlkeks eesti keelde on Riigikantselei poolt kinnitatud tõlge, mille esialgne ülevaatamine on käesoleval ajal<ref name="ftn10">2009.a. I poolaasta.</ref> töös.

ORGANISATSIOONILINE KOOSVÕIME

Organisatsiooniline koosvõime on organisatsioonide võime osutada vastastikku ja oma klientidele teenuseid kasutades selleks infosüsteeme. Organisatsiooniline koosvõime on seotud organisatsioonide tegevusega ja organisatsioonidevaheliste kokkulepetega. Organisatsiooniline koosvõime tagatakse õigusaktide ja üldiste kokkulepetega.

Käesolevas peatükis käsitletakse dokumendihaldusega seotud üleriigilisi põhimõtteid ja infrastruktuuri.

Riiklik koordineerimise ja arendamise mudel

Riigikantselei kavandab ja koordineerib asjaajamise ja arhiivinduse arengut ning elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ja korraldab valdkonna õigusaktide väljatöötamist. Riigikantselei kooskõlastab ka dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate XML-põhiste dokumentide esitusvormid ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid ja soovitusi. Riigikantselei juhiste järgimine on kohustuslik valitsusasutustes elektrooniliste dokumentide vahetamisel dokumendivahetuskeskuse kaudu, soovituslik ülejäänud asutustele ning erasektori ettevõtetele.


Riigikantselei haldusalas olev valitsusasutus Rahvusarhiiv osaleb arhiivindust ja asjaajamist reguleerivate õigusaktide väljatöötamises ja arhiivinduse arengu kavandamises, korraldab arhiivindust, sealhulgas digitaalarhivaalide säilitamist, ning arhiivijärelevalvet asutuste asjaajamise vastavuse üle õigusaktide nõuetele. Rahvusarhiiv annab dokumentide haldamiseks ja arhiveerimiseks soovituslikke juhiseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ning avalikke ülesandeid täitvatele eraõiguslikele isikutele.


Ministeeriumid nõustavad ja abistavad oma valitsemisala asutusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele (sealhulgas dokumendihalduse tarkvara hankimisel, juurutamisel, arendamisel ja koolituse korraldamisel). Kohalikke omavalitsusi nõustavad ja abistavad Siseministeerium ning maavalitsused.


Andmevahetuskihiga X-tee liidestatud dokumendihaldussüsteemid kuuluvad riigi infosüsteemi, mille arendamise koordineerimine kuulub Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisalasse, kus see on riigi infosüsteemide osakonna põhiülesanne. Ministeerium valmistab ette vastavate õigusaktide eelnõud, töötab välja arengukavad ja koordineerib nende elluviimist ning korraldab ja suunab oma valitsemisalas tegutseva Riigi Infosüsteemide Arenduskeskuse tööd.


Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus korraldab andmevahetuskihi X-tee, dokumendivahetuskeskuse, riigiportaali «eesti.ee» ja avaliku võtme infrastruktuuri arendamist ja haldamist. Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus haldab ja arendab ka riigi infosüsteemi haldussüsteemi (RIHA), kus kuuluvad registreerimisele kõik riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogud, sealhulgas dokumendihaldussüsteemid. Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus pakub ühtlasi RIHA ja dokumendivahetuskeskuse kasutajatuge.


Andmekaitsealased küsimused kuuluvad Justiitsministeeriumi valitsemisalasse. Justiitsministeerium on ühtlasi avaliku teabe seaduse väljatöötaja. Ministeeriumi valitsemisalas tegutsev Andmekaitse Inspektsioon, kelle tegevusvaldkonnaks on riiklik järelevalve avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse täitmise üle, nõustab asutusi oma tegevusvaldkonnaga seotud küsimustes ning viib läbi teabe- ja õppepäevi.

Asutusesisene organisatsiooniline koosvõime

Asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamine on tavaliselt vastava struktuuri –kantselei, asjaajamise büroo vms – pädevus. Ametnikud töötavad dokumentidega, loovad, vormistavad ja kooskõlastavad dokumente vastavalt funktsioonide jaotusele. Asjaajamisega seotud töökorraldust reguleerivad asutuse ja struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, asjaajamise kord, ametnike ametijuhendid. IT-spetsialistid tegelevad asutuse infosüsteemide arendamisega. IT lahenduste loomisel ja arendamisel on vajalik analüüsida IKT rolli parema teenuse loomiseks.

Asutusesisene organisatsiooniline koosvõime on ennekõike IT-juhi ja dokumendihalduri ühistegevus asutuse infosüsteemide arendamisel ja liidestamisel (vt nt ptk 7.3.1). Käesolev raamistik sisaldab nii tehnoloogilisi kui dokumendihalduslikke aspekte ning sellise lähenemise üheks eesmärgiks on aidata ületada kommunikatsioonibarjääri, mis tihti eraldab dokumendihaldureid ja IT-spetsialiste.

IKT vahendite tõhusamat kasutamist ning protsesside optimeerimist võimaldab IT-juhi ja dokumendihalduri koostöö olemasolevate rakenduste võimaluste ja arendusvajaduste analüüsimisel ning selle pinnalt asutuse juhile ettepanekute tegemine töökorralduse muutmiseks. Eriti oluline on koostöö EDHS arendamisega seotud hangete läbiviimisel.

Asutusesisene organisatsiooniline elektroonilise dokumendihalduse koosvõime sisaldab järgmisi osapooli ja vastutusi:

  • Dokumendihaldur – analüüsib dokumendisüsteemi toimimist ning riiklikult väljatöötatud nõudeid ja soovitusi ning teeb IT-juhile ja asutuse juhile ettepanekuid asjaajamise ümberkorraldamiseks, täiendamiseks. Koondab kasutajate tagasisidet. Korraldab kasutajate väljaõpet, teavitamist ja koolitamist.
  • IT-juht – analüüsib asutuse infosüsteeme, pakub välja ja rakendab tehnoloogilisi lahendusi. Korraldab EDHS-i tehnoloogilise administreerimise ning seire.
  • Asutuse juht – töötajate motiveerija, võtab vastu otsuseid asutuse asjaajamise ja protsesside ümberkorraldamise kohta.
  • Kasutaja – annab töövahendi ja protsesside kohta dokumendihaldurile tagasisisidet ning teeb ettepanekuid EDHS-i arendamiseks ja täiustamiseks.

Teabe avalikustamine

Asutuse dokumendiregister on osa dokumendihaldussüsteemist, mida avaliku sektori asutused on kohustatud pidama oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumentide registreerimiseks. Avaliku teabe seadus (AvTS) käsitleb dokumendiregistrit kui avalikustamisele kuuluvat teavet ning seetõttu on asutustel kohustus luua juurdepääs dokumendiregistrile veebilehe kaudu.

Dokumendiregistri avalikustamisel tuleb

  • tagada juurdepääs registreeritud dokumentide metaandmetele<ref name="ftn11">Vastavalt Avaliku teabe seaduse § 12 esitatud nõuetele vastavas koosseisus</ref>;
  • tagada juurdepääs juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele või anda paber- või muul kandjal dokumendi asukohaviit;
  • juurdepääsupiiranguga isikuandmeid või ärisaladust sisaldavate dokumentide kohta kuvada metaandmed juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta;
  • luua dokumentide leidmise hõlbustamiseks sisujuht ja kasutusjuhend ja tagada ületekstiotsing<ref name="ftn12">Avaliku teabe seadus § 12 lg 3 ja lg 5 https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13003044 </ref>. (Ületekstiotsing teabe leidmiseks dokumendiregistri avalikust vaatest, mitte registreeritud dokumentide sisust, kuna registris sisalduvad ka juurdepääsupiiranguga dokumendid.)
  • jälgida dokumendiregistri avalikku veebi kuvamisel veebinduse häid tavasid (kasutaja ei pea soovitud infoni jõudmiseks tegema korduvaid hiireklikke jms<ref name="ftn13">Vt kasutajakeskse veebi kohta nt http://www.riso.ee/et/files/Kasutajakeskse_veebi_lehekylgede_disain.pdf </ref>

Dokumendiregistrite avalike vaadete informatiivsuse ja kasutajasõbralikkuse tagamiseks on 2009. aasta sügise seisuga koostöös EDHS tarkvarade arendajatega väljatöötamisel ühtlustatud nõuded dokumendi otsinguparameetritele ja avaliku vaate kuvamise tehnilise koosvõime tagamiseks. Eesmärk on võimaldada asutuste avalikest dokumendiregistritest väljavõtteid teistesse infosüsteemidesse (nt eesti.ee, kohalike omavalitsuste teenusportaal vms).

Teabe avalikustamisel on oluline asutuses kehtestada lisaks tehnilistele meetmetele ka organisatsioonilised meetmed:

  • teabe avalikustamisega seotud nõuete ja juhendmaterjalide väljatöötamine;
  • kasutajate teavitamine ja koolitamine ning nõuete kättesaadavaks tegemine asutusesisestes töökorralduslikes juhendites (nt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentidele juurdepääsupiirangu kehtestamise alused ja tähtajad).

ISKE, turvapõhimõtted

Kriisireguleerimine ja ohuplaanid

RIHA ja EDHS-id

EDHS-e käsitletakse andmekogudena ning sellest tulenevalt laienevad neile ka kõik AvTS-st ja selle rakendusaktidest tulenevad nõuded, milledest üheks on ka andmekogu kirjeldamine RIHA-s. Andmekogude kohta RIHAsse kantavad andmed on loetletud RIHA määruse §18 lg 2-4.

EDHSidel on andmekogudena järgmised iseärasused:

  • erinevate toodete põhiandmestik on üksteisega suhteliselt sarnane;
  • eri asutustes rakendatud sama toote põhiandmestik on sarnane, kuid ei kattu asutuste kaupa 100%.

2009. aasta sügise seisuga on RIHA-s käsil arendus, mille abil edaspidi hakkab kehtima nõue, et a) arendaja kirjeldab ära süsteemi puudutava üldise osa; b) kasutajad/asutused viitavad sellele kirjeldusele (näit. andmete koosseis ja EDHS-i poolt pakutavad teenused). Arendajatepoolse korrektse andmekoosseisuga kirjelduse lisamine on võimalik ja vajalik juba praegu.


SEMANTILINE KOOSVÕIME

Lähimate aastate üks põhilisi eesmärke e-riigi arendamisel on vähendada riigi infosüsteemide integreerimisele kuluvat aega ning luua seeläbi võimalus info kiireks ja asjakohaseks edastamiseks.

Kui IT koosvõime on infosüsteemide ja tema poolt toetavate tegevusprotsesside võime vahetada andmeid ja ühiselt kasutada informatsiooni ja teadmisi, siis semantiline koosvõime on nii infosüsteemide kui arendajate võime üheselt aru saada, milliseid andmeid vahetatakse, ning millist informatsiooni kasutatakse. Ehk siis teisisõnu on semantiline koosvõime erinevate organisatsioonide võime mõista vahetatud informatsiooni tähendust ühte moodi.

Semantilise koosvõime tagamiseks riigi infosüsteemis on välja töötatud semantilise koosvõime strateegia ja raamistik<ref name="ftn14">http://www.riso.ee/et/koosvoime/semantika </sup></ref> ning riigi infosüsteemide semantilise kirjeldamise juhis ja metoodika raamistiku alamdokumentidena. Semantilise kirjeldamise puhul on oluline infosüsteemide teenusepõhisus. Koosvõime muudab keerukaks asjaolu, et nii nagu EDHS-des on andmete esitusviisid, kodeerimine ja tähendusnüansid erinevad, on erinevad ka teiste liidestatavate infosüsteemide kasutusviisid, eesmärgid ja kontekstid.

Dokumendihalduse metaandmed

Dokumendihalduse semantilise koosvõime (ja ehk isegi üldiselt dokumendihalduse koosvõime) tähtsaimaks elemendiks saab pidada kontrollitud dokumentide kirjeldusstandardite, ehk metaandmestike, olemasolu. EDHSid, mis toetavad ühist semantikat dokumentide kirjeldamisel, avavad mitmeid võimalusi asutuse dokumendihaldusprotsesside lihtsustamiseks ja automatiseerimiseks. Lihtsa näitena: kui erinevad EDHSid toetavad sama dokumentide metaandmete semantikat, on võimalik ühest asutusest teise saadetud dokumendi metaandmed registreerimisel eeltäita. Samal ajal kaasneb ka teisi võimalusi, keerukamate näidetena võimalus luua asutuste- ja EDHSide üleseid menetlusvooge või massilise andmete eraldamise ja hõlmamise teostamine.


Dokumentide metaandmete osas on Eestis hetkel kehtivaks alusdokumendiks Riigikantselei poolt 2006. aastal tellitud „Dokumendihalduse metaandmed. Loend“<ref name="ftn15">http://www.riigikantselei.ee/?id=6701 </sup></ref>, mis eristab 12 metaandmete plokki, mis peaksid olema standardselt olemas kõikides EDHSides:

  • Volituste metaandmed (normid, mille alusel dokumente luuakse);
  • Funktsioonide metaandmed (funktsioonid, mille käigus dokumente luuakse);
  • Liigitusskeemi metaandmed;
  • Liigitusüksuste metaandmed (N: sari, toimik);
  • Dokumendi metaandmed;
  • Faili metaandmed;
  • Juurdepääsutingimuste metaandmed;
  • Tegevuse metaandmed (N: dokumendi registreerimine, toimiku avamine);
  • Asutuse metaandmed (dokumente loova asutuse kirjeldus);
  • Grupi metaandmed (N: osakond, talitus, töörühm);
  • Ametikoha metaandmed (N: juhataja, spetsialist);
  • Isiku metaandmed.

Loend sisaldab 93 erinevat elementi ja 60 elemenditäpsustajat, andes seega piisava semantilise baasi kirjeldamaks ühtlaselt olulisemaid EDHSides sisalduvaid andmeid.


Samas tuleb tähele panna, et nimetatud loend ei ole praktikas kasutatav iseseisvalt, vaid seda tuleb rakendamisel täiendada näiteks asutuse- või dokumendiliigispetsiifiliste elementidega. Sellest tulenevalt ei ole ka kohustuslik rangelt kinni pidada loendi struktuurist vaid soovi korral võib valida loendist üksikuid elemente ning grupeerida neid vastavalt konkreetsele vajadusele.

XML andmekirjeldused, repositoorium

TEHNILINE KOOSVÕIME

Tehnilise koosvõime all mõistetakse erinevate süsteemide tehnilist võimekust omavahel andmeid vahetada. Rakendades koosvõime mõistet dokumendihaldusele, on võimalik eristada neli suuremat alapunkti:

  • dokumentide loomine selliselt, et neid oleks võimalik kasutada ka väljaspool antud EDHSi ja/või asutust.
  • dokumentide ja nende metaandmete edastamine erinevate EDHSide vahel;
  • dokumentide ja nende metaandmete taaskasutamine teistes infosüsteemides või loomine teiste infosüsteemide poolt;
  • dokumentide ja nende metaandmete massiline hõlmamine (import) ja eraldamine (eksport) EDHSist.

Digitaaldokumentide loomisel on peamiseks põhimõtteks, et dokumendi jaoks kasutatavad failivormingud ning nende vaatamiseks (avamiseks) kasutatav tarkvara oleks laialt levinud ning lihtsalt (parimal juhul tasuta) kättesaadav. Samal ajal on aga antud punktiga seotud veel üks võimalus. Kui traditsiooniliselt on dokumente loodud struktureerimata kujul (nn. vabatekstina), siis arvestades, et dokumentides kajastuv informatsioon on sageli hästi reguleeritud, on võimalik suur hulk dokumente luua XML kujul struktureerituna. See tagab selle, et dokumendi erinevate osade sisu on lisaks inimesele ka arvutite poolt loetav (s.t., tarkvara oskab ära tunda, kus paikneb dokumendi pealkiri, sisu, autori andmed jne.). Kui EDHS toetab selliselt struktureeritud dokumentide loomist, on võimalik lihtsustada mitmeid dokumendihalduse protsesse, eriti dokumentide registreerimist läbi metaandmete automaatse täitmise dokumendi sisust.

Dokumentide edastamisel on oluline, et asutusel oleks võimalik otse EDHSist edastada dokumente selliselt, et edastamise protsess oleks turvaline, autentne ning kontekstiline. Lahtiseletatuna peavad koosvõimelised EDHSid suutma dokumente edastada piisavate metaandmetega varustatult, teadma kas dokument ikka jõudis õige adressaadini ning olema kindlad, et edastamise ajal dokumenti ega selle metaandmeid pole muudetud.

Tänapäeval on järjest tähtsamaks muutumas seos EDHSi ja teiste asutuse või asutuseväliste infosüsteemide vahel. Kaasaegne EDHS peab olema tehniliselt võimeline hõlmama dokumente teistest infosüsteemidest või ka näiteks algatama dokumentide menetlusprotsesse teistest süsteemidest pärinevate andmete alusel. Samalaadselt võib olla vajalik dokumentidena EDHSi kantud andmete edastamine teistesse infosüsteemidesse spetsiifilisemate protsesside läbiviimiseks või ka kodanikule kontekstilisema juurdepääsu tagamise eesmärgil.

Viimaseks suureks väljakutseks EDHSide tehnilise koosvõime osas on dokumentide massiline hõlmamine ja eraldamine. Eelkõige tekib selline vajadus dokumentide arhiveerimisel (kandmisel kas avalikku või mõnda teise digitaalarhiivi), kuid sarnaselt on see aktuaalne, kui asutus soovib kasutusele võtta uue EDHSi platvormi ning loobuda senisest. Mõlemal juhul on ühine vajadus lisaks dokumentidele ja nende metaandmetele eraldada EDHSist ka informatsioon liigitusüksuste hierarhia kohta (toimikute, sarjade ja funktsioonide metaandmed) ning ka näiteks kasutajate ja menetlusvoogude kohta.

Käesolev peatükk annab täpsema ülevaate toodud teemadest kuues alapeatükis:

  • Peatükk 7.1 tutvustab põgusalt dokumendihalduse tehnilist koosvõimet puudutavaid standardeid ja parima praktika dokumente;
  • Peatükk 7.2 räägib täpsemalt MoReq2 standardis esitatud koosvõimet puudutavatest nõuetest;
  • Peatükk 7.3 tutvustab nõudeid EDHSi ja teiste süsteemide vahelisele koosvõimele;
  • Peatükk 7.4 tutvustab Eestis EDHSide vaheliseks dokumentide vahetamiseks kasutatavat tehnilist lahendust DVK (Dokumendivahetuskeskus);
  • Peatükk 7.5 tutvustab Rahvusarhiivi poolt dokumentide arhiveerimise hõlbustamiseks loodud vahendit UAM (Universaalne arhiveerimismoodul);
  • Peatükk 7.6 räägib lühidalt koosvõimest dokumendi tasandil – kuidas luua oma dokumente nii, et nad oleksid kasutatavad ka teistes arvutites ja asutustes.

Tehnilist koosvõimet tagavad standardid ja põhimõtted

Ühte kindlat standardit või juhist, mis käsitleks EDHSide koosvõimet piisavas mahus vastava funktsionaalsuse juurutamiseks ei ole kahjuks olemas. Selle asemel peavad koosvõime saavutamisest huvitatud asutused või isikud leidma endale sobiliku komplekti erinevatest olemasolevatest nõuetest ning standarditest.

Koosvõime dokumendihaldusstandardites

Dokumendihalduse alastes dokumentides ja standardites puudutatakse tavaliselt küsimust „Mida teha?“, ehk antakse ülevaade koosvõimelisuse aluseks olevatest funktsionaalsetest nõuetest. Sellistest dokumentidest väärib enim tähelepanu Euroopa Komisjoni toel välja antud EDHSide näidisnõuete ajakohastatud ja laiendatud versioon MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records).

MoReq2 kui Euroopas soovitatav standard jääb tehnilises detailsuses küllalt sarnasele tasandile ning isegi sõna koosvõime (interoperability) on selles pigem välditud. Samas kirjeldatakse aga küllalt põhjalikult koosvõimeks vajalikke tegevusi: dokumentide hõlmamist ning eraldamist EDHSist. Pikemalt on MoReq2’s esitatud koosvõime alased nõuded toodud käesoleva dokumendi peatükis 7.2.

Üldistatuna võib öelda, et mõlema standardi seisukohast on peetud tähtsaks, et esmajärgus peab koosvõimeline EDHS toetama dokumentide ja metaandmete kontrollitud ja avatud eraldamist ning hõlmamist. Seejuures rõhutatakse mõlemas standardis kontrollitud semantika (ehk standardiseeritud metaandmete) tähtsust ning hoidutakse täpsemate tehniliste lahenduste kirjeldamisest.


Dokumendihalduse koosvõime tehnilised põhimõtted

Nagu juba mainitud, koosvõimelise EDHSi juurutamiseks eeltoodud standarditest ei piisa vaid neid tuleb lisaks täiendada tehnilisemate standarditega, mis vastaksid küsimusele: „Kuidas koosvõimet tagavad funktsionaalsused realiseerida?“.

Peamiseks aluseks EDHSide tehnilisele koosvõimele on kaks põhimõtet:

  • EDHS peab suutma metaandmeid hõlmata ja eraldada märgendatud (XML) kujul;
  • EDHS peab olema teiste süsteemidega liidestatav vastavalt teenusorienteeritud arhitektuuri (SOA) põhimõtetele.

Kuivõrd XML on küllaltki lai mõiste, siis on praktikas selle kasutamiseks soovitatav täiendavate kitsendustega arvestamine. Eesti oludes on peamiseks suuniseks selles osas Riigikantselei poolt koostatud dokumendihalduse metaandmete loend. Täpsem ülevaate sellest on antud käesoleva dokumendi peatükis 6. SEMANTILINE KOOSVÕIME.

SOA põhimõtetega arvestamine tähendab Eesti oludes, et EDHSi peab olema võimalik liidestada teiste EDHSidega läbi infosüsteemide andmevahetuskihi X-Tee ja DVK (täpsemalt DVKst peatükis 7.4). On soovitatav, et ka EDHSi suhtlusel teiste infosüsteemidega rakendatakse X-Tee poolt kasutatavat SOAP protokolli. Täpsemalt on SOA põhimõtetest räägitud käesoleva dokumendi peatükis 7.3.

Lisaks on oluline mainida, et hetkel (sügis 2009) on arendamisel veel kaks täiendavat ja juba kitsamalt dokumendihaldusele suunatud tehnilist dokumenti. Neist esimene kannab nime Content Management Interoperability Standard (CMIS) ning selle dokumendi esimene mustand on esitatud standardimiseks IT-alaste standardimist koordineerivale organisatsioonile OASIS (täpsemalt CMISist peatükis 7.3).

Teiseks on MoReq2 välja andnud DLM-Forum otsustanud alustada 2009. aasta lõpus tööd MoReq2 nõudeid täpsustava tehnilisema EDHSide koosvõime dokumendiga.<ref name="ftn16">Täpsem info novembris 2009</ref>

Koosvõime MoReq2 nõuetes

Alljärgnev on mittetäielik lühikokkuvõte MoReq2-s sisalduvatest koosvõimet käsitlevatest nõuetest EDHS-de koosvõimele.

Hõlmamine

Asutuse EDHSi salvestatud [#Gl_ElectronicDocument elektroonilised dokumendid ]pärinevad nii organisatsiooni-sisestest kui –välistest allikatest. Dokumendid on eri vormingutes, loodud erinevate autorite poolt ja võivad koosneda kas ühest või mitmest komponendist (failist) Osa dokumente luuakse organisatsioonis endas, põhitegevusprotsesside käigus. Teised saadakse erinevate suhtluskanalite kaudu ning need saabuvad mitmesuguses suuruses ja mitmesuguse sagedusega. Dokumente peab saama hõlmata nii, et nende mitmekesiste nõuetega oleks arvestatud, näiteks ei tohi elektrooniliste dokumentide hõlmamine sõltuda dokumentide [#Gl_FileFormat failivormingust], kodeerimismeetodist või muudest tehnilistest omadusest, ning mitmest komponendist (failist) koosneva elektroonilise dokumendi hõlmamisel peab EDHS võimaldama dokumendi haldamist ühe üksusena, säilitades komponentidevahelised suhted ja dokumendi struktuuri terviklikkuse.


EDHS peab tagama, et iga hõlmatud dokumendi kohustuslikud metaandmed on olemas ja need hoitakse dokumendiga püsivalt seostatuna koos dokumendiga alal. EDHS peaks suutma metaandmeelementide väärtused võtta välja eeldokumentidest ja kindlat liiki dokumentidest ning need automaatselt metaandmeelementidesse salvestama. Hõlmamise ajal peab EDHS automaatselt hõlmama ka dokumendi iga komponendi failivormingu ja vormingu [#Gl_Version versiooni] ning salvestama need komponentide metaandmetesse. EDHS peab suutma hõlmata dokumentide metaandmed, mis vastavad metaandmemudelile<ref name="ftn17">Eestis dokumendihalduse metaandmete loend (Riigikantselei)</ref> ning valideerima EDHSi sisestatud metaandmete väärtused dokumentide hõlmamise ajal vähemalt vastavalt metaandmemudeli reeglitele.


Dokumentide hõlmamist käsitlevad üksikasjalikud nõuded on toodud MoReq2 jaos 6.1 (Hõlmamine).

Üleviimine, eksport, import

Organisatsioonidel võib olla vaja dokumente EDHSist teistesse asukohtadesse või süsteemidesse üle viia või eksportida, kas siis arhiveerimise või muul otstarbel. Näiteks võib üleviimise või ekspordi põhjuseks olla süsteemide ühendamine asutuste liitumisel, delegeeritud või väliste teenuste kasutamine dokumentide pik(em)aajaliseks haldamiseks vms. Dokumente võidakse EDHSi importida näiteks hulgi ületoomisena eeldokumentide haldamise süsteemist, hulgi ületoomisena teisest EDHSist, skaneerimis- või pildistamissüsteemist jne.


Dokumentide üleviimine, eksportimine ja importimine tuleb läbi viia nii, et dokumentide terviklus, autentsus, usaldusväärsus ja kasutatavus ei saa kahjustatud. Dokumentide sisu ja struktuur peavad jääma muutumatuks, üle viia, eksportida või importida peab saama kõik dokumentide komponendid (failid) ja vajalikud metaandmed, dokumentide redaktsioonid ja teisendused. Dokumendid viiakse üle või eksporditakse samades vormingutes, milles nad olid hõlmatud ja millesse teisendatud. Kui dokumendid viiakse üle või eksporditakse pikaajalise säilitamise eesmärgil, peab EDHS suutma nad migreerida kindlaksmääratud vormingu(te)sse – näiteks XML<ref name="ftn18">Eestis on arhiveerimiseks sobivad vormingud kinnitatud arhiivieeskirjaga (VV 29. detsembri 1998. a määrus nr 308) ja Rahvusarhiivi digitaalarhiivinduse strateegias 2005–2010</ref>. Dokumentide importimisel peab EDHS dokumendid süsteemi hõlmama samade reeglite alusel, mis kehtivad käsitsi hõlmamisel, sealjuures dokumendid liigitusskeemi paigutades ja vajadusel liigitusskeemi täiendades.


Dokumentide kogumi (nt sari, toimik) üleviimisel või eksportimisel tuleb üle viia või eksportida kõik kogumis olevad muud kogumid (nt sarjas olevad toimikud) ja kõik kogumites olevad dokumendid, asjaomased metaandmed ning kogumile kehtestatud säilitamise ja eraldamise ajakavad. Säilima peavad kõik seosed ja lingid. Üleviidud või eksporditud dokumentide, metaandmete jm põhjal peab olema võimalik liigitusskeem või selle haru uuesti üles ehitada. Liigitusskeemi või selle osa üleviimisel või ekspordil peaks EDHS informatsiooni üle viima või eksportima XML-vormingus või samaväärses avatud standardi vormingus.


Kui ametlik XML skeem on avaldatud, peab süsteem suutma dokumente ja/või nende metaandmeid üle viia, eksportida ja importida skeemile vastavas vormis.<ref name="ftn19">Eestis dokumendihalduse metaandmete loendi (Riigikantselei) XML skeemid, arhiveerimisel UAMi (Rahvusarhiiv) poolt kasutatavad skeemid </ref>


Dokumentide või dokumentide kogumi üleviimisel või eksportimisel viiakse üle või eksporditakse ka nende ajalugu kajastav kontrolljälje info, mis sihtsüsteemi importimisel salvestatakse sihtsüsteemi kontrolljäljest eraldi.


Dokumentide üleviimist, eksporti ja importi käsitlevad üksikasjalikud nõuded on toodud MoReq2 jagudes 5.3 (Üleviimine, eksport ja hävitamine) ja 6.2 (Mitme objekti üheaegne importimine), liigitusskeemi või selle osa üleviimist, eksporti ja importi käsitlevaid nõudeid sisaldavad jaod 3.1. (Liigitusskeemi konfigureerimine) ja 3.4 (Liigitusskeemi hooldus). EDHSide probleemideta ühendamist võimaldavate süsteemiidentifikaatorite kasutamise nõuded on jaos 7.2 (Süsteemiidentifikaatorid)<ref name="ftn20">Eesti avalikus sektoris kasutatavate süsteemiidentifikaatorite algoritm kinnitatakse keskselt </ref>.

EDHS koosvõime teiste infosüsteemidega

EDHSe kasutatakse üha enam interaktsioonis teiste rakendustega. Vajalik võib olla API-liidese või muu selletaolise võimaluse loomine, et EDHSi hõlmata dokumente teistest rakendusprogrammidest (sh reaalajas) ja võimaldada teiste rakenduste kaudu juurdepääs EDHSis sisalduvatele dokumentidele. See kehtib eriti kliendihalduse infosüsteemide (CRM), osategevuse rakendusprogrammide (LOB) kohta, aga ka näiteks EDHSi integreerimisel e-postiga. Sageli on mingi muu rakendus – näiteks loataotlusi töötlev süsteem või päringute jälgimise süsteem – kaasatud juhtumitöösse.

Kui EDHS on integreeritud mõne muu rakendustarkvaraga, peab ta suutma teisest rakendusest lisaks dokumentidele vastu võtta ka asjaomased metaandmed. Näiteks kui juhtumitöö puhul luuakse EDHSis uus juhtumitoimik teise rakendusprogrammi poolt, peab EDHS sellest rakendusest võtma ka vajalikud toimiku metaandmed. Kui EDHSi saadetakse teisest rakendusest struktureeritud sisuga dokumendid, peaks EDHS suutma metaandmed neist automaatselt välja võtta. Sisendina saadud metaandmeid peaks EDHS suutma kasutada näiteks dokumentide hõlmamisel õigesse liigitusüksusesse, loodud toimiku pealkirjastamisel, uue dokumendi automaatsel sidumisel temaga seotud varasema dokumendiga vms. Dokumentide saatmisel EDHSi väljundina teise rakendusse – näiteks sisuhaldussüsteemi vm – peab EDHS edastama ka vajalikud metaandmed. Samuti peab olema võimalik EDHSiga integreeritud süsteemis rakendada EDHSis olemasolevatele suletud toimikutele kehtestatud säilitamise ja eraldamise ajakavasid.

Kui EDHS on liidestatud mõne muu rakendustarkvaraga, peaks kasutaja saama lihtsal viisil liikuda mõlemas süsteemis olevate seotud dokumentide ja toimikute vahel. Kasutajalt ei tohi nõuda eri süsteemidesse korduvat sisselogimist selleks, et samu või omavahel seotud dokumente erinevates süsteemides menetleda või hallata.

Kõik teise ärirakenduse poolt EDHSis sarja, toimiku või dokumendiga tehtavad toimingud, aga ka dokumentide teise süsteemi edastamise info tuleb talletada kontrolljälge ning nimetatud toimingute kohta peab olema võimalik EDHSis koostada aruandeid.


MoReq2-s ei käsitleta EDHSi ja muude infosüsteemide koostalitlusvõimet eraldi selleteemalises peatükis, vaid nõuded sisalduvad mitmetes erinevates alajaotustes. Peatükis 10 käsitletakse liideseid sisuhaldussüsteemidega (CMS), töövoo- ja juhtumitöö süsteemidega ning faksi integreerimist<ref name="ftn21">Nimetatud peatüki moodulid on mittekohustuslikud, kuna nende kasutamise vajadus erineb organisatsiooniti ja tuleneb organisatsiooni tegevusvaldkondadest ja põhiülesannetest.</ref>. Peatükk 6 kirjeldab jaos 6.3 (E-posti haldamine) liideseid e-posti rakendustega ning jaos 6.5 (Skaneerimine ja pildistamine) skaneerimis- ja pildistamislahendustega. Metaandmete valideerimisliidest on käsitletud jaos 6.1 (Hõlmamine) ja liidest aruandegeneraatoritega jaos 8.3 (Printimine). Ka mitmed eespool kirjeldatud nõuded EDHSide omavahelise koosvõime tagamiseks käsitlevad ühtlasi EDHSide koosvõimet teiste rakendustega.

Asutuse siseselt

Infotehnoloogia areng on loonud uusi võimalusi tööks dokumentidega. Riiklikke registreid ning infosüsteemide andmeid ja algoritme on võimalik kasutada nii dokumentide loomisel, neis leiduva info õigsuse kontrollimisel kui ka otsuste langetamisel. Toimingute automatiseerimine kiirendab menetlusprotsessi ning vähendab käsitsi tehtavas töös tekkida võivaid vigu ja vasturääkivusi.


Vastupidiselt ootustele on aga dokumentide haldamisel ja menetlemisel tehtava käsitsitöö hulk mõnedel juhtudel mitte vähenenud, vaid pigem suurenenud. Seda põhiliselt seal, kus ei ole läbi mõeldud koostöö EDHSi ja mõnede dokumendiliikide menetlemisel kasutatava(te) muu(de) infosüsteem(ide) vahel. Näiteks registreeritakse saabunud dokument EDHSis, kuid seda menetlevasse süsteemi sisestatakse käsitsi nii (struktureerimata) dokumendi sisus leiduvad andmed kui ka dokumendi metaandmed, mida menetlussüsteem vajab ja mis on kord juba EDHSi sisestatud. Teise näite puhul kantakse näiteks hüvitise, loa vms (struktureeritud) taotluses sisalduvad andmed küll automaatselt otse menetlussüsteemi, kuid sama ei tehta taotleja poolt kinnitatud taotlusega, kuna dokumenti tervikuna see süsteem ei vaja. Samas ei suuda süsteem taotlust ka EDHSile edastada ning kindlustamaks dokumendi säilimine ettenähtud tähtajani, prinditakse (elektrooniline!) dokument, registreeritakse käsitsi EDHSis ja säilitatakse paberil. Analoogse probleemina pole sageli võimalik ka otsuseid, mida mõnedes menetlussüsteemides seal olevate andmete alusel tehakse, automaatselt EDHSi salvestada, seal registreerida, otsuse alusdokumentidega siduda ja asjaomasele isikule väljastada, vaid seda tehakse taas käsitsi.


Sobivad lahendused võivad organisatsiooniti erineda, kuid peavad tagama nii dokumentide kui nende metaandmete säilimise vajaliku tähtaja jooksul. Mõnel juhul võib otstarbekas olla variant, kus dokumendi menetleja kasutab oma töös üksnes menetlussüsteemi ning alusdokumendid, tehtavad otsused ja nendega seotud metaandmed hõlmatakse automaatselt menetlussüsteemist EDHSi, kus nende edasine haldamine ja säilitamine on dokumendihalduri korraldada. Teistel juhtudel võib olla otstarbekam dokumente menetleda EDHSis ning sellega seotud ja selle käigus tekkivad andmed edastada automaatselt mõnda teise infosüsteemi või riiklikusse registrisse. Nii ühe kui teise variandi puhul oleks põhimõtteliselt võimalik ka ühetaoliste säilitustähtaegade rakendamine nii dokumendile kui selle andmetele. Kõigil juhtudel tuleb vältida olukordi, kus samad kasutajad peavad eri liiki dokumentide haldamiseks ja/või menetlemiseks kasutama eri süsteeme, mille vahel sujuv liikumine on ebamugav või võimatu ning mille kasutajaliidesed on üksteisest täiesti erinevad.

Dokumendihaldussüsteemide vaheline koosvõime

Dokumendihaldussüsteemide tehnoloogia on selle algusest peale olnud küllaltki isoleeritud asutuse teistest infosüsteemidest – EDHSe juurutati ühe konkreetse funktsiooni toetamiseks ja neil puudus standardne liides info vahetamiseks. Dokumendihaldussüsteem sisaldab asutuses küll palju olulist informatsiooni, kuid on samas tihti võrreldav saarega, millel puuduvad sillad ja ühendusteed teiste info-hoidlatega asutuses. Asutuste ühendamine, tugiteenuste konsolideerimine ja mitmeid asutusi hõlmavate e-teenuste rakendamine on kaasa toonud vajaduse liidestada ka erinevaid dokumendihaldussüsteeme omavahel otse.


Mitmete dokumendihaldussüsteemide tootjate initsiatiivil on valminud standardi mustand, mis kirjeldab veebiteenuseid info vahetamiseks erinevate dokumendihaldussüsteemide vahel. CMIS (Content Management Interoperability Services)<ref name="ftn22">http://xml.coverpages.org/cmis.html</ref> väljatöötamises on osalenud lai ring EDHSide ja sisuhalduse lahenduste tootjad, teiste seas Alfresco, EMC, IBM, Microsoft, Open Text, Oracle, SAP, Sun, Vignette. Standard katab praegu teenuseid dokumendihaldussüsteemidel põhinevate portaalide loomiseks, ühistöö toetamiseks eri süsteemide vahel, otsingu teostamiseks erinevates EDHSides ja mashup’ide loomiseks.


CMIS ei ole (veel) universaalne andmevahetuse protokoll, mis sobiks muutmata kujul mistahes EDHSi ja selle juurutuse jaoks, kuid välja pakutud kasutuslood ja veebiteenuste abil vahetatava info hulk katab suurema osa dokumenditöö toetamiseks vajalikest juhtumitest. CMIS rakendamine asutuses saab toimuda üksnes koostöös EDHSi tarnijaga ja konkreetsete liideste spetsifikatsioonide alusel.

Asutustevaheline

Riigi IT arhitektuuri ülesehitusest tulenevalt on oluline, et süsteemid suudaks teiste infosüsteemidega, mille põhiobjektiks on andmed (sh registrid, portaalid) infot vahetada. EDHSde koosvõime on tagatud juhul kui erinevad tarkvarad suudavad omavahel andmeid (dokumente) vahetada, saadud andmeid edasi töödelda ja omaenda andmetega seostada. EDHSd peavad olema koosvõimelised mitte ainult teiste tarkvaradega, vaid nad peavad suutma andmeid vahetada ka riiklike andmekogude ning portaalidega ning oskama neid andmeid adekvaatselt kasutada. Seejuures peab tagatud olema informatsiooni autoriseeritud kasutus ja turvalisus (X-tee ja DVK). On asjaajamisprotsesse, mis kasutavad riiklike andmekogude teenuseid, kuid praegu need ei ühildu EDHSidega.

Asutus-inimene (Riigiportaali e-vormid)

Rääkides dokumentidest, ei tohiks unustada, et avaliku sektori eesmärk on pakkuda kodanikule võimalus riigiga suhtlemiseks ning selle lahutamatuks osaks on ka mitmesuguste dokumentide liigutamine kodaniku ning asutuse vahel. Üheks levinud dokumendi liigiks, mida kodanik peab asutusele esitama, on taotlus. Valdav enamus asutusi teostab erinevaid toiminguid baseerudes kodanikult laekunud taotlustele või teabenõuetele. Tänaseks on paberil olevate taotluste hulk oluliselt vähenenud võrreldes mõne aasta taguse olukorraga ning ilus unistus on, et ühel päeval on kõik taotlused viidud digitaalseks ning nende esitamine on tehtud võimalikult lihtsaks.


Sageli on erinevates asutustes vaja esitada samu või sarnaseid taotlusi (näiteks erinevates KOV-des on samad taotlused). Selleks, et iga asutus ei peaks leiutama oma jalgratast on Riigiportaalis eesti.ee loodud ametlike vormide rakendus, mis võimaldab oma vormi loomisel aluseks võtta juba mõni varem loodud e-vorm ning seda vajadusel vaid veidi kohendada.


Lisaks lihtsale blankettide loomisele võimaldab ametlike vormide rakendus kasutada ka süsteemselt täidetavaid andmevälju, kus teatud andmed kodaniku kohta loetakse rahvastikuregistrist ning kantakse automaatselt vormile, kui kasutaja vormi täidab.

Blanketi loojal on võimalik kasutada järgmiseid andmeid:

  • Eesnimi
  • Perenimi
  • Isikukood
  • Aadress (Tänav, maja, korter, asula ,maakond)

Lisaks sellele on võimalik ametnikele suunatud e-vormide puhul kasutada järgmiseid andmeid:

  • Asutuse nimi
  • Asutuse registri kood
  • Ametikoht

Kasutades ametlike vorme suhtlusel kodanikuga, on tagatud, et edastatud taotlused jõuavad kiirelt otse asutuse EDHS-i, kus on võimalik kasutada juba kodaniku poolt täidetud vormil olevaid andmeid automaatselt, vähendades seeläbi ametniku koormust ja vigade tekkimise võimalust andmete üleviimisel dokumendilt EDHS-i.

Dokumendivahetuskeskus (DVK)

Asutuste vahelise koosvõime tagamisel on üheks oluliseks komponendiks tehnoloogiline platvorm, mis võimaldab erinevatel asutustel omavahel dokumente vahetada ning samuti jälgida dokumentide liikumist ning menetlemise protsessi. Selliseks platvormiks on Eestis dokumendivahetuskeskus, ehk lühemalt DVK. Lisaks dokumentide vahendamisele pakub DVK õige kasutamine võimaluse lihtsustada osapoolte tööprotsesse, kasutades dokumendiga kaasas olevad metaandmeid ettenähtud viisil. Sellisel juhul on tagatud, et lisaks dokumendi turvalisele edastamisele saab dokumendi saatja edaspidi ka infot saadetud dokumendi edasise menetlemise kohta.


Sageli on EDHS-des realiseeritud küll DVK liides, kuid paljud kasutaja elu lihtsustavad võimalused on jäänud lisamata või on nende kasutamine tehtud äärmiselt ebamugavaks. Järgnevalt on esitatud loetelu funktsionaalsustest, mis peaks igas EDHS-s olema realiseeritud:

  • Universaalkliendi(UK) kasutamine DVK suhtlemisel - UK suudab teostada kõik vajalikud toimingud DVK-ga suhtlemisel, kasutades EDHS-ga andmete vahetamiseks puhver andmebaasi või tabelit. UK kasutamisega on tagatud suurem töökindlus, samuti jõuavad kõik veaparandused ning uute funktsionaalsuste tugi oluliselt kiiremini kasutajani.
  • Dokumentide staatuste efektiivne kasutamine – iga edastatud dokumendi puhul on oluline saada kinnitus, et dokument on kohale jõudnud, teatud dokumendiliikide puhul soovib edastaja saada infot ka hilisema dokumentide menetlemise kohta. Antud võimalus on DVK-s realiseeritud ning EDHS kasutajal on põhjendatud ootus, et see on ka mugavalt kasutatav lõppkliendi vaates.
  • Suurte dokumentide edastamine – käesoleval ajal kasvavad dokumentide mahud kiirelt ning tagamaks suvalises mahus dokumentide sujuvat edastust, võimaldab DVK vahendada dokumente tükeldatult. Tükeldamine peab toimuma süsteemselt ning ilma igasuguse kasutaja poolse vahelesekkumiseta. UK-d kasutavatel EDHS-del piisab vaid edastamise seadistuste muutmisest.
  • XML valideeringu toetamine – vältimaks vigaste XML dokumentide laialdast liikumist on DVK-s realiseeritud dokumendi XML valideerimine. Sellisel juhul teavitatakse dokumendi edastamise osapooli juhul, kui dokument ei ole korrektne. Täna veel paljud EDHS-d sellest kasutajat ei teavita, kuid on oluline, et kasutaja oskab antud funktsionaalsust EDHS arendaja käest nõuda

Universaalne arhiveerimise moodul (UAM), Rahvusarhiivi nõuded

Digitaaldokumentide arhiveerimise hõlbustamiseks on Rahvusarhiiv koostanud juhise „Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded“.<ref name="ftn23">http://www.ra.ee/digiaken/index.php?tree_id=27 </sup></ref> Juhis täpsustab Rahvusarhiivi üldiseid dokumentide arhiveerimist puudutavaid nõudeid digitaalse info puhul kasutatavate metaandmete, failivormingute ja avalikku arhiivi edastamise tehnoloogia osas. Märkimisväärsena defineerib juhis Rahvusarhiivi poolt kasutatava XML-põhise vormingu arhiveeritavatele dokumentidele ja nende metaandmetele.

Kuivõrd juhis on küllaltki detailne ja tehniline, on Rahvusarhiivi poolt täiendavalt loodud tarkvaraline abivahend Universaalne arhiveerimismoodul (UAM), mis võimaldab oluliselt lihtsustada juhises toodud tegevusi.

UAMi arendamine sai alguse 2008. aastal, selle esimene versioon valmis 2009. aasta kevadel. Samas alustati ka juba järgmise arendusvooruga, mille raames soovitakse UAMi muuta veelgi paindlikumaks ning lihtsamaks. UAMi teine versioon peaks olema kättesaadav 2010. aasta kevadel.

UAMi poolt toetatud tegevused saab jagada kolme suuremasse tegevuste gruppi

Arhiiviskeemi koostamine

UAM võimaldab importida EDHSist eraldatud funktsioonide, sarjade ja toimikute kirjeldusi, neid täiendada ning kontrollida vastavalt Rahvusarhiivi nõuetele.

Dokumentide ja failide importimine

UAM võimaldab importida EDHSist eraldatud dokumente, faile ja nende metaandmeid, paigutab need võimalusel automaatselt arhiiviskeemi (vastavalt EDHSis kasutatud viidale), kontrollib imporditud metaandmete ja failivormingute vastavust Rahvusarhiivi nõuetele, võimalusel viib mittevastavad failid sobilikesse vormingutesse ning eraldab puuduvad tehnilised metaandmed. Soovi korral saab arhivaar metaandmeid ka käsitsi täiendada.

Dokumentide edastamine avalikku arhiivi

Kui UAMi imporditud andmed on korrastatud ning vastavad nii sisuliselt kui tehniliselt eelpool nimetatud juhises toodud nõuetele, saab arhivaar kõik dokumendid, metaandmed ja arhiiviskeemi eraldada UAMist Rahvusarhiivi poolt defineeritud XML-põhisele kujule ning kas edastada avalikku arhiivi üle X-Tee (kasutades selleks DVK universaalklienti) või salvestada arhivaari arvutisse näiteks off-line andmekandjatele kandmiseks.

Tuleks tähele panna, et UAM on loodud abistama arhivaari juba EDHSist eraldatud dokumentide ja metaandmete korrastamisel ning arhiveerimisel. UAM ei vii iseseisvalt läbi dokumentide ja metaandmete eraldamist (selleks on vajalik eraldamise funktsionaalsuste olemasolu EDHSis) ega teosta pikaajalist säilitamist. Samal ajal ei ole aga UAMi kasutamine piiratud ainult avalikku arhiivi kantavate digitaaldokumentidega, vaid soovi korral võivad asutused kasutada UAMi ka asutuse enda digitaalarhiivi kantavate dokumentide korrastamiseks ja kontrollimiseks.

UAM ja selle dokumentatsioon on kättesaadav Rahvusarhiivi digitaalarhiivinduse leheküljel Digiaken.


Koosvõime dokumendi tasandil

Lisaks infosüsteemide koosvõimele on vajalik tagada ka koosvõime dokumendi tasandil. Kõikjal maailmas on jõutud arusaamisele, et infoühiskonna arengute üheks komponendiks on andmete vabastamine riistvara ja tarkvara piirangutest. Käesolev alajaotus sisaldab koosvõime käsitlust dokumendi tasandil failivormingutest lähtuvalt.

Kui paberdokumendi vormingu määrab vormielementide paigutus paberil, siis digitaaldokumentide vormingu all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust. EDHS-de andmeteks on suures osas failid. Ükski fail ei ole iseennast kirjeldav. Salvestatud bitijada võib kirjeldada mida iganes. Digitaalsel informatsioonil ei ole mõistetavat kuju ega väärtust ilma juhiseta, mis kirjeldaks, kuidas loetud bitte tõlgendada, ega ilma tarkvarata, mis juhise poolt kirjeldatud reeglite kohaselt selle bitirea inimesele arusaadavaks informatsiooniks tõlgiks. Salvestatud informatsiooni samakujuliseks taasesitamiseks on vaja sedasama või samasuguste omadustega tarkvara, millega dokument loodi.

Tekstitöötlus on andmetöötluse operatsioonid tekstiga (nt sisestus, teksti redigeerimine, sortimine, otsing, salvestus, kuvamine vms). Dokument tekstitöötluse mõistes on nimega, struktureeritud tekstiüksus, mida saab eraldi üksusena salvestada, redigeerida, otsida ja süsteemide või kasutajate vahel vahetada. Salvestatakse andmekandjatele failidena, mis vastavad teatud failivormingule (nt PDF).

Faili vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud ning see kirjeldatav hulga omadustega, mis määravad selles vormingus talletatud digitaalse informatsiooni säilimise. Säilitamiseks valmistatud faili vormingu valimine on väga olulise tähtsusega eelkõige vormingu pikaealisuse ning avatuse seisukohast. Lisaks pikaealisusele nõuavad tähelepanu ka hulk tehnilisi üksikasju: kvaliteet, paindlikkus, arvutuslik efektiivsus, salvestus, transport ning tarkvaraline tugi.

Oluline on tagada, et kasutatavat failivormingut (RTF, DOC, PDF vms) suudetakse lugeda ja arvutil töödelda ka aastakümnete ja sadade pärast, kui praegu laialt levinud vormingud ei pruugi enam olla kasutusel. Seetõttu peab olema vorming, mida salvestamisel kasutatakse, dokumenteeritud ja avalikustatud. Microsoft Word on maailma ulatuses kõige laiemalt kasutatav tekstiredaktor. Nt DOC vormingu puhul kasutab Word oma sisemist, ainult Microsofti poolt kontrollitavat formaati info esitamiseks. Seega ei sobi ta hästi info universaalseks vahetus- ja arhiveerimisformaadiks.

Dokumendi salvestamise viis ja vorming olenevad sellest, kuidas kavatsetakse dokumenti kasutada. Riigi IT arhitektuuri raamistik annab soovituse kasutada mitmepoolset redigeerimist vajavates dokumentides avatud dokumendiformaati<ref name="ftn24">ISO/IEC 26300:2006 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0</ref> ning redigeerimist mittevajavate dokumentide puhul PDF-i. Dokumendi koostamisel ja edastamisel tuleb kasutada vormingut, mis oleks loetav ka teistes asutustes ja kodanike poolt, kellel ei pruugi olla kasutusel koostaja infosüsteemi<ref name="ftn25">vt vaba tarkvara raamistik http://www.riso.ee/wiki/Vaba-tarkvara </ref>.

Dokumendi vormingut tuleb arvestada digitaalsel allkirjastamisel. Digitaalallkiri on infotehniliselt seotud bitijadaga, kuid olemuse poolest tuleb ta siduda dokumendi sisuga, seega peab olema allkirjastatud dokumendil ühene tähendus, st ei tohi olla võimalust bitijada interpreteerida mitut moodi. Näiteks DOC vormingus dokumendi kuvand võib erinevates Office’i versioonides varieeruda ning seetõttu on oluline allkirjastatav dokument eelnevalt PDF-i konverteerida.

Pikaajaliseks säilitamiseks sobivad failivormingud on loetletud arhiivieeskirjas<ref name="ftn26">https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=544218 </sup></ref>, kus sarnaselt koosvõime raamistikule on sätestatud, et digitaalarhivaalid peavad olema tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus. Sobivate vormingutena loetletakse: SGML, XML; PDF; TIFF; PNG.

Alljärgnevalt olulisemad failivormingud:

  • ODF (Open Document Format)<ref name="ftn27">http://www.odfalliance.org/ </sup></ref> – spetsifikatsioon ISO standardi staatuses. Avatud vorming, mis tähendab, et dokumendi struktuur on vastavuses mitmete avalike organisatsioonide ja paljude firmade koostöös valminud standardiga ja spetsifikatsioon on kõigile soovijaile kättesaadav. Avatud failivorminguna on sõltumatu ühest kindlast rakendusprogrammist, tootjast või operatsioonisüsteemist. Kasutusel vaikevorminguna nt kontoritarkvaras OpenOffice.
  • PDF (Portable Document Format) on Adobe poolt arendatud vorming, mis säilitab sõltumata kasutatavast platvormist ja versioonist (nii riistvaralisest kui tarkvaralisest) algdokumendi esialgse väljanägemise – säilib esialgne kirjapilt, vorming, graafika ja värvid. Seega tagatakse lehekülje alati ühesugune fikseeritud väljanägemine ja paigutus nii ekraanil kui paberile trükituna.
  • PDF/A – avatud vorming pikaajaliseks säilitamiseks, spetsifikatsioon ISO standardi staatuses. PDF-ga sama failivorming, kuid PDF/A võimaldab lisada faili päisesse täiendavaid metaandmeid, mille võrra on kirjeldav osa pikem. PDF/A loomiseks on vaja kasutada kas eraldi tarkvara või siis sellist Acrobat'i versiooni, mis suudab PDF/A-d luua.
  • RTF (Rich Text Format) – Microsofti poolt avalikustatud vorming dokumentide vahetamiseks.
  • DOC (Microsoft Word Format) – enim kasutatav Microsofti Windows-keskkonna tekstiredaktorite seas. Failivormingu kirjeldus ei ole aga avalik, ning makrode ehk aktiivsisu kasutamise tõttu võib dokumendi kuva erinevates MS Office’i versioonides ning sõltuvalt kellaajast, kuupäevast vms asjaoludest erineda. Dokument võib sisaldada kasutaja eest peidetud osi, mida kuvandis ei näidata üldse. Eelnimetatud põhjustel ei ole vorming sobiv pikaajaliseks säilitamiseks ning dokumentide vahetamiseks.
  • XML (Extensible Markup Language) –võimaldab lihtsalt tagada kolme olulist nõuet: metainfo hoidmine dokumendiga üheskoos, dokumendi mõistetavust nii arvutiprogrammile kui inimesele, samuti formaadi arusaadavust teistes asutustes ja isikute poolt, samuti arusaadavust aastakümnete pärast.
    • XML tehnoloogia võimaldab dokumendid teha tark- ja riistvarast sõltumatuks.
    • XML-dokument on vajadusel ka inimese poolt loetav, kuid enamasti mõeldud siiski programmidele.
    • XML-dokumenti on võimalik luua ka lihtsa tekstitöötlusvahendi abil ning kasutades erinevaid tarkvaralisi vahendeid. Riigikantselei poolt on väljatöötamisel XML töövahend, ning edaspidiste valdkondlike arengute käigus on ette näha vajadust EDHSide kohandamiseks XML töövahendiga loodud dokumentide vastuvõtmiseks ja menetlemiseks.
    • Kuigi XML on lihtne formaat, töötavad paljud XML-dokumentide töötlemisprogrammid lisaks ka mitmete seotud formaatidega, mis võimaldavad täpsustada, kuidas XML dokumente kasutajale kuvada (CSS, XSL) või määravad ära antud dokumenditüübi jaoks lubatud/kohustusliku struktuuri ja infoväljade nimed (DTD).

Vastavalt koosvõime raamistiku põhimõtetele tuleks eelistada avatud koodiga dokumendivorminguid.

LISA 1: MÕISTED JA LÜHENDID

KUJUL:

Mõiste (ingl. k. vaste) – definitsioon (allika viide) + selgitav kommentaar


Administraator – süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka „haldur”)

Ainuidentifikaator – süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus.

Asi – üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid.

Asjaajamine – organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal)

Autentsus – dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; b) dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; c) dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.

Digitaalallkiri – tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.

Digitaaldokument – dokument, mis on salvestatud digitaalselt ja mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda.

Dokumendimall – dokumendi näidisvormingu järgi kujundatud fail või veebivorm, mis dokumenteerimisel täidetakse sisulise informatsiooniga (MS Wordis on digitaalsed dokumendimallid .dot failid).

Dokumendihaldus – a) dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal)

b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul.

Dokumendihaldussüsteem – (vt EDHS)

Dokumendiregister – avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus.

Dokumendiringlus – dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus.

Dokumendisüsteem – infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed.

Dokumendi elukäik – kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel.

Dokumendivahetuskeskus (DVK) – on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne komponent (infosüsteem), mille ülesandeks on hajutatult paiknevate EDHS-ide liidestamine X-tee vahendusel.

Dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Dokumentide loetelu – asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu.


Eeldokument - Jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. Käesolevas dokumendis kasutatakse mõistet “eeldokument” niisuguse informatsiooni kohta, mis ei ole hõlmatud dokumendina, s.t. liigitatud, registreeritud ja muutmiseks lukustatud. Mõnedest eeldokumentidest saavad dokumendid. (MoReq2 põhjal).

Hõlmamine – dokumendi seostamine asutuse tegevuskontekstiga, määrates sellele koha dokumendisüsteemis kas a) seostades dokument liigitusskeemiga või b) salvestades ja suunates see dokumendiringlusesse.

(Dokumendi) kasutatavus – tunnused, et dokumendi asukoht kindlaks teha ning dokument sealt kätte saada, seda esitada ja tõlgendada.

Kontrolljälg – dokumentide ja metaandmete töötluskäigu kontrolli ja dokumendihaldussüsteemi sisu taastamist võimaldav turvalogi.

Liidestamine

Liigitamine – dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus.

Liigitusskeem - asutuse ülesannete ja tegevuste (funktsioonide) ja / või dokumentide hierarhiline esitus; asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade jt. liigitusüksuste struktureeritud loetelu.

Metaandmed – dokumendihalduse kontekstis määratletakse metaandmeid kui andmeid, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja arhitektuuri ning nende haldamise ajalugu.

Register – dokumendihaldussüsteemi osa, milles dokumendid on seotud ainuidentifikaatoritega, st dokumendid on registreerimisel järjestiku nummerdatud. Registrid luuakse dokumendiliikidele (kirjavahetuseregister, lepingute register) või sarjadele (käskkirjad, protokollid) (vrd: dokumendiregister).

Registreerimine – dokumendile selle hõlmamisel viida (ainuidentifikaatori) andmine: a) registrinumbri andmine; b) seostamine liigitusüksusega ja sarja tähise andmine.

Roll – nimetus, mida isik kannab, täites ülesannet, mis ei peegeldu tema ametinimetuses. (Ka „kasutajaroll”).

Sari - liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente.

Seosviit – sissetulnud kirja kuupäev ja viit.

Terviklus – dokumendi omadus, mis näitab, et dokument on täielik ja seda ei ole muudetud.

Toimik – dokumentide organiseerimise üksus sarja piires.

Turvaklass – sarja, toimiku, dokumendi või dokumendi osa turvalisuse tase vastavalt õigusaktidest ja asutuse sisemisest töökorraldusest tulenevatele nõuetele.

Usaldusväärsus – dokumendi omadus, mis näitab, et dokumendi sisu võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse või faktide täielikku ja täpset esitust ning millele võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus.

Viit – kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab selle kohale dokumendisüsteemis ning koosneb sarja tähisest ja dokumendi registrinumbrist.




<references/>